Trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa hiện có 29 tổ chức hành nghề công chứng (03 phòng và 26 văn phòng) hoạt động tại 22/27 huyện, thị xã, thành phố; với 43 công chứng viên hành nghề; từ ngày 01/10/2012 đến 30/9/2013 các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện được 53.947 hợp đồng, giao dịch, thu phí công chứng trên 12 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước 2,1 tỷ đồng.

Qua thanh tra, kiểm tra 17 tổ chức hành nghề công chứng, nhìn chung các Văn phòng công chứng đã có trụ sở, phương tiện làm việc, tủ đựng hồ sơ lưu trữ;  thực hiện mở sổ sách tài chính - kế toán, đăng ký mã số thuế, sử dụng hóa đơn tài chính và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước theo quy định của pháp luật. Các Văn phòng công chứng đã được hoàn thiện về tổ chức, bộ máy, cũng như đầu tư cơ sở vật chất và giải quyết một lượng lớn các yêu cầu công chứng của công dân, tổ chức. Trong năm 2013 đã có 01 Văn phòng công chứng chuyển đổi loại hình từ Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập sang loại hình do 02 công chứng viên trở lên thành lập và 02 Văn phòng ký hợp đồng lao động với công chứng viên. Đội ngũ nhân viên của các Văn phòng công chứng được tăng cường để phục vụ kịp thời các yêu cầu công chứng trên địa bàn tỉnh.

Ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan trong quá trình hoạt động đã được nâng lên. Trình tự, thủ tục, thẩm quyền, thành phần hồ sơ; việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng và việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng đã tuân thủ quy định của pháp luật. Việc thực hiện quy định về thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản và nhận lưu giữ di chúc đã thực hiện đúng theo quy định tại Mục 2, chương IV Luật Công chứng. Việc thu phí công chứng thực hiện đúng theo quy định của Thông tư liên tịch số 08/TTLT-BTC-BTP. Đến thời điểm kiểm tra vẫn còn ba Văn phòng công chứng chưa thực hiện việc mua Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.

Tuy nhiên, các tổ chức hành nghề công chứng được kiểm tra vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở không đúng đối tượng theo quy định của pháp luật; chưa tuân thủ quy định về trình tự, thủ tục công chứng; thu phí công chứng không đúng quy định; thực hiện công chứng trong trường hợp nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật.

Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế trên là do sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng; công chứng viên giao việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch cho nhân viên văn phòng thực hiện nhưng thiếu kiểm tra trước khi ký vào văn bản công chứng và không rà soát hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ; công chứng viên không chứng kiến các bên tham gia giao dịch ký vào hợp đồng, giao dịch; trưởng văn phòng công chứng buông lỏng quản lý hoạt động của văn phòng và quản lý con dấu.

Qua hoạt động thanh tra, kiểm tra 17 tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp đã xử phạt vi phạm hành chính bằng hình thức cảnh cáo 01 Văn phòng; quyết định xử phạt vi phạm hành chính bằng hình thức phạt tiền 05 Văn phòng, tổng số tiền nộp phạt là 23.500.000 đồng; hủy 02 hợp đồng, giao dịch; tạm ngừng hoạt động thời hạn một tháng đối với 02 Văn phòng công chứng. Đồng thời, kiến nghị các Văn phòng công chứng thắt chặt quản lý tổ chức và hoạt động của văn phòng, quản lý con dấu của văn phòng theo đúng quy định; thực hiện công chứng ngoài trụ sở, không cho nhân viên đi làm hồ sơ, công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ; công chứng viên phải thường xuyên cập nhật những quy định mới của pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng, tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.