Để hoạt động quản lý nhà nước về công chứng đi vào nề nếp cùng với việc phát huy vai trò tự quản của Hội Công chứng viên trong tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, qua đó đưa các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động ngày càng chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của tổ chức, cá nhân, góp phần thúc đẩy các quan hệ, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
Chiều ngày 10/5/2017, tại Hội trường Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã diễn ra lễ ký kết Quy chế phối hợp trong công tác quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu giữa Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên. Tham dự buổi lễ có ban Lãnh đạo Sở Tư pháp, Chủ tịch Hội Công chứng viên cùng các Trưởng, Phó phòng chuyên môn thuộc Sở, các ủy viên Ban chấp hành Hội Công chứng viên tỉnh. Theo đó, việc phối hợp quản lý giữa Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên được cụ thể hóa ở các nội dung chủ yếu như sau:
Một là: Về phối hợp xây dựng đội ngũ công chứng viên, hội viên Hội Công chứng viên
1. Về đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng viên:
a) Hàng năm, trước ngày 31 tháng 12, Hội Công chứng viên ban hành Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng viên theo quy định của pháp luật và tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho các công chứng viên.
b) Lập danh sách các công chứng viên đã hoàn thành bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm gửi Sở Tư pháp để đăng trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp, đồng thời gửi Bộ Tư pháp theo quy định.
2. Về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên:
Khi nhận được hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp có văn bản gửi Hội Công chứng viên để lấy ý kiến. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị lấy ý kiến của Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tư pháp. Văn bản phải nêu rõ ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất, lý do cụ thể.
3. Về tập sự hành nghề công chứng:
a) Khi giải quyết hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng, sau khi có văn bản thông báo cho Người tập sự theo quy định, Sở Tư pháp gửi 01 bản cho Hội Công chứng viên được biết.
Hội Công chứng viên có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp đôn đốc, nhắc nhở công chứng viên hướng dẫn tập sự thực hiện các quy định về nhận tập sự theo đúng quy định của pháp luật về tập sự hành nghề công chứng.
b) Trường hợp Sở Tư pháp tiến hành kiểm tra việc tập sự, sau khi có báo cáo chính thức bằng văn bản, Sở Tư pháp gửi 01 bản cho Hội Công chứng viên được biết.
Trường hợp Người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự có vi phạm những quy định về tập sự hành nghề công chứng, ngoài việc xử lý theo quy định của pháp luật, Hội Công chứng viên có biện pháp xử lý theo Điều lệ Hội và báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp.
4. Về kết nạp, khai trừ hội viên Hội Công chứng viên:
Hội Công chứng viên sau khi có quyết định kết nạp, khai trừ Hội viên Hội Công chứng viên, Hội Công chứng viên gửi Sở Tư pháp 01 bản quyết định kết nạp, khai trừ Hội viên Hội công chứng viên.
5. Đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên:
Sở Tư pháp sau khi giải quyết hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên, Sở Tư pháp gửi 01 bản quyết định cấp thẻ công chứng viên cho Hội Công chứng viên được biết.
Hai là. Phối hợp xây dựng tổ chức hành nghề công chứng
1. Về việc thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng:
Khi nhận được hồ sơ đề nghị thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp có văn bản gửi Hội Công chứng viên để lấy ý kiến. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị lấy ý kiến của Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tư pháp. Văn bản phải nêu rõ ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất, lý do cụ thể.
Trường hợp thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng theo Quyết định số 1568/QĐ-UBND ngày 16 tháng 7 năm 2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ban hành Quy định về tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, trường hợp Sở Tư pháp có yêu cầu, Hội Công chứng viên cử thành viên tham gia theo yêu cầu của Sở Tư pháp.
2. Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng:
Khi có thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, khi cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp gửi 01 bản để Hội Công chứng viên được biết.
Ba là. Phối hợp kiểm tra, thanh tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với hoạt động của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
1. Sở Tư pháp thực hiện việc kiểm tra, thanh tra về hoạt động công chứng theo thẩm quyền. Trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp yêu cầu Hội Công chứng viên cùng tham gia. Sau khi có kết luận chính thức, Sở Tư pháp gửi Hội Công chứng viên 01 bản để theo dõi và thực hiện.
Trong quá trình giám sát, Hội Công chứng viên phát hiện Công chứng viên có dấu hiệu vi phạm, Hội Công chứng viên kịp thời thông báo để Sở Tư pháp tiến hành thanh tra hoạt động của công chứng viên đó.
Trường hợp công chứng viên bị xử lý, Sở Tư pháp thông báo cho Hội Công chứng viên biết để xử lý theo quy định của Điều lệ Hội.
2. Hội Công chứng viên thực hiện việc giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Khi phát hiện hành vi vi phạm của công chứng viên, Hội Công chứng viên xử lý theo quy định của Điều lệ Hội, đồng thời thông báo về Sở Tư pháp.
3. Giải quyết khiếu nại, tố cáo:
a) Sở Tư pháp sau khi có kết luận giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, Sở Tư pháp gửi thông báo kết quả đến Hội Công chứng viên được biết.
b) Hội Công chứng viên khi có kết luận giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Điều lệ Hiệp Hội Công chứng viên Việt Nam, của Điều lệ Hội Công chứng viên tỉnh, Hội Công chứng viên gửi thông báo kết quả về Sở Tư pháp.
Bốn là. Các nội dung phối hợp khác
1. Chế độ thông tin, báo cáo, hội họp:
a) Hội Công chứng viên mời Sở Tư pháp tham gia họp sơ kết 6 tháng, 01 năm của Hội và báo cáo Sở Tư pháp đột xuất hoặc theo định kỳ hàng quý, 6 tháng và hàng năm về tình hình tổ chức và hoạt động của Hội.
Đôn đốc, nhắc nhở các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đúng theo quy định.
b) Sở Tư pháp khi thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về lĩnh vực công chứng theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Bộ Tư pháp, cơ quan có liên quan, đồng thời gửi Hội Công chứng viên được biết.
Sau mỗi kỳ báo cáo, Sở Tư pháp gửi Hội Công chứng viên danh sách các tổ chức hành nghề công chứng không báo cáo hoặc báo cáo không đúng thời gian quy định để Hội Công chứng viên làm căn cứ xét thi đua, khen thưởng.
c) Định kỳ hàng quý hoặc khi thấy cần thiết, Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tổ chức họp nhằm đánh giá hoạt động của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cũng như công tác phối hợp thời gian qua và phương hướng trong thời gian tới.
2. Phối hợp quản lý cơ sở dữ liệu công chứng:
Hội Công chứng viên có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nhập các Quyết định thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn và các thông tin khác vào phần mềm ngay sau khi nhận được từ các cơ quan có thẩm quyền gửi đến hoặc qua phần mềm eoffice do Sở Tư pháp gửi đến.
Các tổ chức hành nghề công chứng không được ký công chứng các hợp đồng, giao dịch đối với những tài sản đang bị ngăn chặn mà chưa được giải tỏa trên phần mềm ngăn chặn tài sản.
Hội Công chứng viên có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra, giám sát các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng kịp thời, đúng quy định.
Khi phát hiện tổ chức hành nghề công chứng vi phạm về việc cập nhật cơ sở dữ liệu, ngoài việc yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy định, Hội Công chứng viên kịp thời thông báo cho Sở Tư pháp biết để chấn chỉnh, xử lý theo quy định.
Việc phối hợp trên phải được thực hiện đồng bộ, chặt chẽ, có hiệu quả, góp phần phát triển các tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy hoạch; xây dựng đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp, đảm bảo thực hiện tốt quy tắc, đạo đức hành nghề công chứng./.
Kim Oanh – PCC số 3 tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu