1. Về tổ chức hoạt động công chứng:
+ Về công khai các nội dung liên quan đến hoạt động tại trụ sở làm việc: Nhiều Văn phòng công chứng chưa thực hiện nghiêm túc việc niêm yết công khai các thủ tục công chứng, nội quy tiếp nhận yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, tiếp nhận giải quyết các khiếu nại, tố cáo về công chứng… hoặc niêm yết thì sơ sài, không đầy đủ các nội dung theo quy định.
+ Việc lập các loại Sổ: Tại khoản 1 Điều 16 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng, thì “tổ chức hành nghề công chứng phải lập các sổ: Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; Sổ theo dõi việc sử dụng lao động phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ được đóng dấu giáp lai trang đầu đến trang cuối”. Tuy nhiên, qua các cuộc thanh tra thực tế cho thấy nhiều tổ chức hành nghề công chứng (kể cả phòng công chứng vàVăn phòng công chứng) chưa thực hiện đúng quy định về việc lập các loại sổ theo quy định và không ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, đóng dấu giáp lai, thực hiện sửa nội dung trong Sổ không đúng quy định.
+ Việc lưu trữ hồ sơ công chứng: Phần lớn các Văn phòng công chứng đều chưa bố trí kho lưu trữ hồ sơ công chứng riêng mà thực hiện lưu trữ hồ sơ tại nhiều địa điểm, không có kệ kê tài liệu, không thực hiện đúng quy định về bảo quản, chống ẩm thấp, mối mọt, cháy nổ theo quy định của pháp luật về lưu trữ...
2. Về công chứng các hợp đồng, giao dịch:
+ Việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng: Khi công dân, tổ chức đến yêu cầu công chứng và cung cấp các giấy tờ liên quan thì công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nội dung trong hợp đồng, giao dịch được công chứng (theo quy định tại khoản 1 Điều 35, khoản 1 Điều 36 Luật Công chứng). Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, không trái quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều trường hợp do quen biết, là khách hàng thân thiết nên công chứng viên đã “cho nợ”, “cho bổ sung sau” các giấy tờ có liên quan như bản sao chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, văn bản thống nhất của các đồng sở hữu, thành viên (đối với doanh nghiệp)… dẫn đến sau khi xong việc thì người yêu cầu công chứng không thực hiện việc bổ sung hồ sơ, tổ chức công chứng cũng quên việc liên hệ để yêu cầu bổ sung các giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ lưu trữ.
+ Về lời chứng của công chứng viên: Công chứng viên khi thực hiện công chứng phải tuân thủ đúng về lời chứng theo Điều 5 Luật Công chứng “lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch…”. Thực tế cho thấy, hầu hết lời chứng của công chứng viên trong các hợp đồng, giao dịch không đầy đủ các nội dung, như: “không ghi xác nhận đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch”; đồng thời, có nội dung lời chứng chỉ ghi “phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội”, có trường hợp một số lời chứng của công chứng viên còn sử dụng ngay mẫu có sẵn của các tổ chức tín dụng tự soạn thảo trong các hợp đồng thế chấp vay vốn có nội dung không đúng quy định của pháp luật.
+ Thực hiện công chứng văn bản hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo: Về nguyên tắc, sau khi tiếp nhận dự thảo hợp đồng, giao dịch được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn, công chứng viên cần tiến hành kiểm tra hợp đồng, giao dịch nếu có nội dung, điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Tuy nhiên, nhiều hợp đồng, giao dịch khách hàng là những đối tượng quen biết, khách hàng thường xuyên của đơn vị (nhất là tổ chức tín dụng, tổ chức bán đấu giá) nên công chứng viên thường chủ quan không kiểm tra theo đúng quy trình dẫn đến có nhiều hợp đồng, giao dịch vi phạm về đối tượng tham gia hợp đồng (đối tượng không chính xác), thời gian ký chứng thực không phù hợp với thực tế (Văn bản đấu giá được ký công chứng trước khi diễn ra cuộc bán đấu giá, trước khi cuộc bán đấu giá kết thúc)…
+ Việc các bên ký vào hợp đồng, giao dịch: Sau khi hoàn chỉnh dự thảo hợp đồng, giao dịch thì người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch; công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch (theo quy định tại khoản 6 Điều 35, khoản 3 Điều 36 Luật Công chứng). Trong thực tế, nhiều trường hợp công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng chưa thực hiện nghiêm túc quy định trong việc yêu cầu người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch, nhất là các hợp đồng thế chấp tài sản, thường đại điện bên nhận thế chấp (các tổ chức tín dụng) không ký vào từng trang của hợp đồng (chỉ ký vào trang cuối) hoặc cán bộ tín dụng ký vào từng trang hợp đồng.
+ Về sửa lỗi kỹ thuật trong hợp đồng, giao dịch: Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch. Trong thực tế cho thấy nhiều hợp đồng, giao dịch việc sửa lỗi kỹ thuật còn rất tuỳ tiện, sửa lỗi bằng cách dùng bút xóa nội dung không phù hợp và viết đè nội dung khác lên; viết thêm nội dung vào, gạch bỏ hẳn một đoạn; viết chèn dòng, viết chèn số, chèn chữ (các hợp đồng, giao dịch được các tổ chức hành nghề công chứng sửa lỗi kỹ thuật nhiều nhất là những hợp đồng được các tổ chức tín dụng soạn thảo).
+ Về nội dung hợp đồng: Các hợp đồng giao dịch trước khi được các bên ký kết, được công chứng viên ký công chứng phải đảm bảo về mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch đúng quy định của pháp luật về công chứng cũng như pháp luật có liên quan. Tuy nhiên, trong thực tế công chứng viên của một số Văn phòng công chứng khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đã không xem kỹ các quy định của pháp luật có liên quan dẫn đến một số vi phạm, như: Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất giữa hộ gia đình và cơ sở tôn giáo, theo quy định pháp luật thì bên tặng cho quyền sử dụng đất là hộ gia đình không có quyền tặng cho quyền sử dụng đất được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho mình để tặng cho cơ sở tôn giáo, bên nhận tặng cho quyền sử dụng đất là cơ sở tôn giáo không có quyền nhận quyền sử dụng đất từ hộ gia đình; công chứng các Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, nội dung phần mục đích thuê đất không phù hợp với mục đích sử dụng ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; công chứng các hợp đồng mua bán tài sản là quyền sử dụng đất thuộc sở hữu chung của hộ gia đình thiếu các giấy tờ liên quan (giấy quỷ quyền).
Các tồn tại, vi phạm nêu trên các tổ chức ngành nghề công chứng cần phải có biện pháp khắc phục kịp thời nhằm tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo an toàn pháp lý trong giao dịch, tránh những hậu quả pháp lý xảy ra phải bồi thường thiệt hại.
Nguyễn Ngọc Sơn
Phòng Thanh tra, Sở Tư pháp Đắk Lắk