Theo đó, Quy định này được áp dụng để xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng.
Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp phải căn cứ theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”, đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật trên cơ sở các tiêu chí và số điểm của các tiêu chí, cụ thể như sau: Vị trí dự kiến đặt trụ sở của Văn phòng công chứng (05 điểm); Về trụ sở của Văn phòng công chứng (10 điểm); Phần diện tích dành cho Phòng tiếp người có yêu cầu công chứng và Công chứng viên làm việc (07 điểm); Phần diện tích dành cho nơi lưu trữ hồ sơ công chứng (07 điểm); Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông (07 điểm); Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin trong hành nghề công chứng (10 điểm); Số lượng Công chứng viên của Văn phòng công chứng (20 điểm); Nhân viên nghiệp vụ của Văn phòng công chứng (10 điểm); Nhân viên phụ trách công nghệ thông tin (04 điểm); Nhân viên phụ trách kế toán (04 điểm); Nhân viên phụ trách lưu trữ (04 điểm); Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ (04 điểm); Tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng (08 điểm).
Theo Quyết định số 931/QĐ-UBND, Ủy ban nhân dân Tỉnh giao Sở Tư pháp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình của các thành viên tham gia chấm điểm. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.
Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt điểm trung bình từ 70/100 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong 1 đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên: Hồ sơ có số lượng công chứng viên nhiều hơn; Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn.
Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.
Phạm Văn Phong