Việc ra đời Quy chế làm cơ sở bước đầu cho Hội công chứng viên hỗ trợ Sở Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý nhà nước về công chứng. Với 10 điều của Quy chế đã quy định những vấn đề cơ bản nhất trong mối quan hệ giữa Sở Tư pháp với Hội công chứng viên như:

- Trong phối hợp xây dựng đội ngũ công chứng viên, hội viên Hội công chứng viên: Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo cho Hội công chứng viên thành phố về đăng ký tập sự hành nghề công chứng trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày có Thông báo chính thức. Khi nhận được hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp có trách nhiệm lấy ý kiến của Hội công chứng viên. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Hội công chứng viên có trách nhiệm gửi văn bản cho Sở Tư pháp. Văn bản phải nêu rõ ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất, lý do cụ thể.

- Trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng viên: Hàng năm, trước ngày 31/12, Hội công chứng viên thành phố căn cứ vào khả năng và tình hình cụ thể của Hội ban hành Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng viên theo quy định của pháp luật và gửi về Sở Tư pháp. Sau 05 ngày kể từ ngày bế giảng, cơ quan chủ trì thực hiện có trách nhiệm lập danh sách công chứng viên tham gia bồi dưỡng và gửi cho cơ quan, tổ chức phối hợp. Sở Tư pháp có trách nhiệm đăng tải lên Cổng thông tin điện tử đồng thời gửi Bộ Tư pháp theo quy định.

- Về kết nạp Hội viên Hội công chứng viên thành phố: Sở Tư pháp sau khi nhận Quyết định bổ nhiệm công chứng viên, trong thời hạn 05 ngày làm việc có trách nhiệm gửi cho Hội công chứng viên biết, đồng thời thông báo cho công chứng viên liên hệ Hội công chứng viên. Hội công chứng viên sau khi kết nạp Hội viên Hội công chứng viên có trách nhiệm thông báo cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày có quyết định kết nạp Hội viên.

- Trong thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng: Khi nhận được hồ sơ đề nghị thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm tham khảo ý kiến của Hội công chứng viên. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Hội công chứng viên có trách nhiệm gửi văn bản cho Sở Tư pháp. Văn bản phải nêu rõ ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất, lý do cụ thể.

- Về thực hiện chế độ kiểm tra, giám sát: Sở Tư pháp thực hiện việc kiểm tra, thanh tra về công chứng theo thẩm quyền. Hội công chứng viên thành phố có quyền đề nghị Sở Tư pháp thanh tra hoạt động của các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng do mình quản lý nếu thấy có dấu hiệu vi phạm. Việc kiểm tra, thanh tra định kỳ phải được thông báo cho Hội công chứng viên thành phố chậm nhất là 10 ngày làm việc trước khi tiến hành. Hội công chứng viên có trách nhiệm xử lý các hành vi vi phạm của công chứng viên theo Điều lệ Hội khi có kiến nghị của Sở Tư pháp….

- Về việc khen thưởng công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng: Trước khi Sở Tư pháp đề nghị Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố khen thưởng công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng hoặc Hội công chứng viên thành phố đề nghị Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố khen thưởng công chứng viên thì phải có ý kiến của Hội công chứng viên hoặc Sở Tư pháp. Cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến phải có ý kiến trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu.

Ngoài ra, Quy chế cũng quy định một số nội dung Hội công chứng viên phải xin ý kiến của Sở Tư pháp, đồng thời cùng nhau phối hợp ban hành Quy chế xếp hạng tổ chức hành nghề công chứng để làm cơ sở đánh giá chất lượng của các tổ chức hành nghề công chứng, qua đó góp phần giúp cho hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả hơn./.

Châu Thị Minh